Заява-розрахунок до ПФУ перетворює витрати роботодавця на лікарняні та декретні у реальні кошти, які повертаються на рахунок компанії. Цей документ став обов’язковим після того, як Пенсійний фонд України взяв на себе всі соціальні виплати з 2023 року, і в 2026-му працює за оновленою формою, затвердженою постановою № 28-1. Подати його потрібно точно в строк — максимум 5 робочих днів після рішення про призначення допомоги, інакше фінансування затримається, а бізнес відчує удар по cash flow.
Для новачків процес здається складним лабіринтом з КЕП, порталом і додатками, але насправді це чіткий алгоритм, який економить тижні очікування. Просунуті користувачі вже знають, як швидко створювати корегуючі заяви чи уникати типових відмов через неправильний стаж. Головне — електронний кабінет страхувальника на порталі ПФУ робить усе майже автоматичним, а паперовий варіант лишається резервним для тих, хто ще не освоїв цифру.
Подання заяви-розрахунку до ПФУ гарантує, що працівник отримає свої гроші вчасно, а ви — компенсацію без зайвих нервів. Далі розберемо кожен крок, нюанси нової форми, поширені пастки та реальні приклади з практики, щоб ви пройшли процес як по маслу.
Що таке заява-розрахунок і для чого вона потрібна
Заява-розрахунок — це офіційний документ, у якому роботодавець наводить точні розрахунки нарахованої допомоги по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах чи інших страхових випадках. Пенсійний фонд перевіряє дані і перераховує кошти на ваш рахунок, щоб ви могли виплатити працівникам. Без неї фінансування просто не стартує.
Раніше цим займався Фонд соціального страхування, але з січня 2023-го всі функції перейшли до ПФУ. Це спростило процес для бізнесу, бо тепер один портал замість кількох установ. У 2026 році форма стала ще точнішою: з’явилися окремі додатки для звичайних лікарняних і для декретних, щоб уникнути плутанини з підтягуванням е-лікарняних.
Подавати заяву-розрахунок зобов’язані всі страхувальники — від мікро-ФОП до великих ТОВ. Пропуск терміну не карається штрафом, але затримує виплати працівникам і створює касові розриви. За моїм досвідом, компанії, які подають документи в перші три дні, отримують гроші швидше і тримають команду мотивованою.
Коли саме потрібно подавати заяву-розрахунок до ПФУ
Термін жорсткий — не пізніше п’яти робочих днів з дати, коли роботодавець прийняв рішення про призначення страхової виплати. Рішення фіксується наказом або просто відміткою в табелі. Якщо лікарняний закритий 10 квітня, а рішення прийняли 12-го, то крайній термін — 19 квітня.
Для декретних листків правило те саме. Важливо: період у заяві охоплює тільки ті дні, за які ПФУ відшкодовує кошти. Система сама підтягує лише «готові до сплати» е-лікарняні зі статусом у реєстрі. Максимум 200 листків на одну заяву — якщо більше, створюйте другу.
Просунуті користувачі часто подають кілька заяв на місяць, щоб не накопичувати великі суми. Це дозволяє контролювати cash flow і швидко реагувати на відмови.
Підготовка до подання: що потрібно мати під рукою
Перш за все — кваліфікований електронний підпис (КЕП). Без нього портал не впустить у кабінет страхувальника. Оформити КЕП можна в будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів або через «Дію». Для юридичної особи підпис повинен бути на керівника або уповноважену особу.
Далі — реєстрація на порталі електронних послуг ПФУ. Перейдіть за адресою portal.pfu.gov.ua, оберіть вхід як юридична особа і авторизуйтесь КЕП. Після першого входу система автоматично створить особистий кабінет страхувальника. Якщо раніше ви користувались старим кабінетом, дані вже підтягнуться.
Підготуйте дані: ЄДРПОУ, IBAN рахунку для відшкодування, точні дати періодів лікарняних. Для просунутих — файл у спеціальному форматі з масивом лікарняних, щоб завантажити одним кліком. У нашій практиці компанії, які інтегрували 1С з порталом, витрачають на всю заяву менше 15 хвилин.
Покрокова інструкція: як подати заяву-розрахунок електронно через портал ПФУ
Відкрийте браузер і зайдіть на портал. Натисніть «Вхід», оберіть «Юридична особа», завантажте КЕП і введіть пароль. Після успішної авторизації ліве меню покаже «Особистий кабінет страхувальника».
- Перейдіть у розділ «Заяви-розрахунки» і натисніть велику кнопку «Створити нову».
- Заповніть основні атрибути: система сама підставить ваш ЄДРПОУ, назву, період. Укажіть дати «з» і «по», за які підтягуватимуться лікарняні. Уникайте лапок і спеціальних символів у назві — система одразу підсвітить помилку червоним.
- Натисніть «Продовжити». З’являться два додатки: «Додаток про тимчасову непрацездатність» і «Додаток про тимчасову непрацездатність внаслідок нещасного випадку або профзахворювання». Для декретних обирайте спеціальний додаток 6 у новій формі.
- Клікніть на іконку «олівець» біля прізвища працівника. Перевірте страховий стаж, внесіть коригування, якщо потрібно (наприклад, стаж після звітного кварталу). Заповніть усі поля з зірочкою.
- Повторіть для кожного листка. Коли все готово, оберіть «Сформувати заяву-розрахунок».
- Перегляньте друковану версію, завантажте PDF, перевірте кожну цифру.
- Підпишіть КЕП і відправте. Система покаже повідомлення «Заява-розрахунок. Запис збережено та відправлено на розгляд до ПФУ».
Готово. Тепер моніторте статус у тому ж розділі через опцію «Пошук».
Паперовий варіант: коли і як подавати
Якщо електронний підпис тимчасово недоступний або є технічні проблеми, формуйте заяву в паперовому вигляді. Заповніть бланк за новою формою, роздрукуйте, підпишіть і поставте печатку (якщо є). Разом із папером додайте електронний файл на флешці або диску.
Подайте комплект до головного управління ПФУ за місцем реєстрації страхувальника. Приймають особисто або поштою. Термін той самий — 5 робочих днів. У нашій практиці паперовий варіант використовують рідко, бо він затримує обробку на кілька днів порівняно з електронним.
| Параметр | Електронний спосіб | Паперовий спосіб |
|---|---|---|
| Швидкість обробки | 1–3 робочі дні | до 10 днів |
| Необхідні інструменти | КЕП та інтернет | Принтер і візит до ПФУ |
| Можливість виправлення | Корегуюча заява онлайн | Повторне подання |
| Зручність для ФОП | Ідеально | Менш зручно |
Джерело даних: офіційний портал Пенсійного фонду України.
Нова форма 2026 року: що змінилося і чому це важливо
З 30 січня 2026 року на порталі доступна оновлена форма за постановою ПФУ № 28-1 від 19.08.2025. Основні нововведення — окремі додатки для різних видів виплат і покращене автозаповнення стажу. Декретні лікарняні тепер підтягуються тільки в спеціальному додатку, інакше система їх просто не побачить.
Зміни зробили документ точнішим і зменшили кількість відмов. Просунуті бухгалтери вже відзначають, що автопідтягування працює швидше, а помилки з реквізитами трапляються рідше. Якщо ви ще користуєтесь старою формою — портал прийме її в перехідний період, але краще перейти на нову одразу.
Поширені помилки та як їх уникнути
Найчастіша пастка — заборонені символи в назві компанії. Лапки, тире чи спеціальні знаки підсвічуються червоним і блокують продовження. Просто видаліть їх.
Друга проблема — невідповідність страхового стажу даним реєстру. Якщо працівник набув стаж після останнього звіту, внесіть його вручну через «олівець». Третя — неправильний період у атрибутах: система підтягне тільки лікарняні, що потрапляють у вказані дати.
У нашій практиці найгірше — коли заяву залишають «без руху» через брак скан-копій. Додавайте їх заздалегідь, якщо є сумніви. Перевіряйте документ перед підписанням КЕП — після відправки редагувати вже не вийде.
Що відбувається після подання: статуси та фінансування
Після відправки статус змінюється в кабінеті: «В опрацюванні», «Залишено без руху» (з поясненням причин), «Прийнято», «Відмовлено» чи «Оплачено». При «Прийнято» кошти надходять протягом трьох робочих днів.
Якщо статус «Відмовлено», вивчіть причину в кабінеті і подайте корегуючу заяву. Для цього знайдіть стару заяву через «Пошук», оберіть «Корегуюча ЗР» і виправте тільки проблемні поля. Після оплати протягом 30 днів подайте повідомлення про виплату коштів працівникам — це обов’язковий крок.
Поради для новачків і просунутих користувачів
Новачкам раджу почати з тестової заяви на один лікарняний, щоб освоїти інтерфейс. Зберігайте скріншоти кожного кроку — це допоможе при першій відмові. Для ФОП процес ще простіший, бо менше полів.
Просунуті користувачі інтегрують бухгалтерське ПЗ з порталом ПФУ і завантажують лікарняні масивом. Моніторте кабінет щодня — статус може змінитися в будь-який момент. У реальному житті компанії, які автоматизували процес, економлять десятки годин на місяць і майже не отримують відмов.
Пам’ятайте: заява-розрахунок до ПФУ — це не бюрократія, а інструмент, який тримає ваш бізнес стабільним. Освойте його раз і назавжди, і ви більше ніколи не будете хвилюватися через затримки виплат працівникам. Процес став набагато доступнішим, ніж здається на перший погляд, а результати відчутні вже через кілька днів.
